Come il concierge prepara lo chauffeur all'arrivo di un ospite VIP

Un buon briefing per l'arrivo di un ospite VIP nella Sicilia orientale si riduce a sei informazioni inviate il giorno prima: il numero del volo, i nomi del gruppo, il numero di passeggeri e di bagagli, l'ingresso esatto dell'hotel, eventuali seggiolini o esigenze di accessibilità, e una persona raggiungibile mentre l'ospite è in volo.

In breve

• Tempo dall'aeroporto di Catania: circa un'ora per Taormina o Siracusa in condizioni di traffico normali, di più finché proseguono i cantieri sull'A18.
• Dove si ferma l'auto: lo chauffeur accoglie l'ospite all'interno della sala arrivi del Terminal A, in un punto concordato per iscritto, e porta poi l'auto al punto di carico.
• Cosa inviare in anticipo: numero di volo, nomi dei passeggeri, numero di bagagli, ingresso dell'hotel, richieste particolari e un contatto a terra.
• Regola chiave: a Taormina e a Ortigia l'auto non arriva a ogni portone, quindi il punto di discesa e l'eventuale registrazione della targa vanno definiti prima dell'atterraggio.
• Quando aggiungere margine: arrivi extra Schengen in alta stagione, atterraggi in tarda serata e ogni giornata in cui l'INGV segnala cenere dall'Etna.

Perché il numero del volo conta più dell'orario di arrivo

"Arriva verso le 15" è una stima. Compagnia e numero del volo sono invece un dato in tempo reale: lo chauffeur segue il volo e lavora sull'orario effettivo di atterraggio, così un ritardo, un anticipo o un dirottamento vengono gestiti senza che nessuno debba chiamare l'ospite.

A Catania questo pesa più che in altri aeroporti. Nel settembre 2026 la cenere dell'Etna ha chiuso Fontanarossa in più giornate: lo scalo si è fermato il 14 settembre, ha chiuso di nuovo per alcuni giorni a fine mese ed è stato sospeso ancora la mattina del 29 settembre. Il 24 settembre gli arrivi sono stati limitati a dieci atterraggi l'ora anziché fermati del tutto. Nella Sicilia orientale l'orario previsto è un segnale debole. Il numero del volo è quello forte.

Per gli itinerari con scalo, indicate l'ultima tratta e la sua origine: un arrivo extra Schengen impiega più tempo a raggiungere la sala. Il nostro programma per gli hotel nasce proprio da questo tipo di scambio, e la nostra pagina sull'aeroporto di Catania descrive lo scalo.

Terminal A: dove avviene davvero l'incontro

Gli arrivi di Catania Fontanarossa sono al piano terra del Terminal A, con il ritiro bagagli e, per i voli da fuori area Schengen, il controllo passaporti. Il Terminal C, a pochi passi lungo un percorso coperto, serve alcune partenze Schengen e non è il punto in cui compare un ospite in arrivo. Nella stagione 2025 la stampa di settore ha riferito code al controllo passaporti fino a circa 40 minuti nei momenti di punta: un ospite che atterra da Londra in luglio può impiegare sensibilmente più tempo a raggiungere la sala di uno in arrivo da Roma.

Il dettaglio che quasi tutti i briefing trascurano è il marciapiede. Nella pratica la corsia davanti agli arrivi non è un luogo in cui un veicolo privato possa attendere, quindi l'incontro avviene in sala e lo chauffeur porta l'auto al punto di carico quando il gruppo è pronto. Due conseguenze:

• Concordate per iscritto il punto di incontro con il servizio chauffeur e trasmettetelo all'ospite con le stesse parole.
• Decidete come verrà riconosciuto lo chauffeur. Molti ospiti di alto profilo preferiscono non vedere il proprio nome su un cartello: un segno discreto con il nome dell'hotel o le iniziali dell'ospite funziona meglio.

Taormina e Ortigia: il portone non è dove si ferma l'auto

Taormina è il luogo in cui un briefing sbaglia più spesso, perché l'indirizzo dell'hotel e il punto in cui si ferma l'auto sono due cose diverse. Corso Umberto, tra Porta Messina e Porta Catania, è pedonale e, come spieghiamo nella nostra guida su Taormina, le strade che vi confluiscono, via Timeo e via Damiano Rosso, hanno barriere che si aprono solo ai veicoli registrati. L'associazione degli albergatori di Taormina dichiara che l'accesso è assicurato agli ospiti degli hotel e consiglia di verificare con la struttura i permessi prima di arrivare.

Tre punti da definire prima dell'atterraggio. Primo, il punto di fermata: per gli hotel nel centro storico è di norma ai margini del centro, vicino a Porta Catania o a Porta Messina, mentre gli hotel su strade aperte al traffico si raggiungono all'ingresso. Secondo, la targa: se l'hotel registra i veicoli per l'accesso, chiedetela al servizio chauffeur nella conferma. Terzo, i bagagli: stabilite chi li porta negli ultimi cento metri, i facchini dell'hotel o lo chauffeur, così che l'ospite non debba decidere sul marciapiede. Varchi, barriere e punti di fermata sono nella nostra guida su come arrivare in auto a un hotel di Taormina.

Anche la strada merita una riga. I cantieri sull'A18 impongono limiti ridotti nelle zone di lavoro e il 9 ottobre un ispettore ministeriale ha proposto un limite di 60 km/h su lunghi tratti di A18 e A20, che secondo il gestore non è ancora in vigore. Leggete la nostra nota sul limite di velocità su A18 e A20 e prevedete qualcosa in più della solita ora.

La stessa logica vale a Siracusa, dove Ortigia si raggiunge attraverso due ponti ed è protetta da una zona a traffico limitato con orari che cambiano con la stagione. Verificate se l'ingresso dell'hotel si trova all'interno dei varchi e dove si fermerà l'auto, e controllate gli orari in vigore poco prima dell'arrivo. La nostra guida su come arrivare in auto a Ortigia descrive i ponti, i varchi e la discesa in hotel.

Un modello di briefing che funziona

Le procedure degli hotel per i transfer degli ospiti convergono sugli stessi campi, e la Sicilia orientale ne aggiunge alcuni locali. Un briefing completo contiene:

• Compagnia, numero di volo e origine dell'ultima tratta.
• Nomi del gruppo, numero di passeggeri e come lo chauffeur deve riconoscere l'ospite (nome, iniziali o cartello dell'hotel).
• Numero e tipo di bagagli, compreso ciò che è fuori misura come sacche da golf o un abito da sposa, così da assegnare il veicolo adatto.
• L'ingresso esatto dell'hotel e se la targa del veicolo debba essere inviata alla struttura per la registrazione.
• Richieste particolari: seggiolini per bambini, forniti su richiesta e soggetti a disponibilità, una sosta lungo il percorso o una lingua preferita. L'inglese è garantito su ogni nostro servizio e altre lingue sono disponibili su richiesta.
• Chi va contattato a terra, su un numero che risponde al momento dell'atterraggio.
• Chi regola il conto, l'hotel o l'ospite, così che nulla venga discusso in auto.

Inviatelo il giorno prima e inviate le correzioni come correzioni, non come una nuova prenotazione.

Quando l'Etna o il meteo cambiano i piani

Quando Fontanarossa smette di accettare arrivi, i voli vengono dirottati su altri aeroporti siciliani, alcuni molto distanti da Taormina o Siracusa. Un servizio chauffeur che dispone del numero del volo vede il dirottamento mentre avviene e può proporre un nuovo piano, di solito accogliendo l'ospite nell'aeroporto alternativo, mentre il concierge si occupa della camera. L'INGV pubblica i codici colore per l'aviazione relativi all'Etna e il gestore SAC comunica sospensioni e riaperture: in una giornata di cenere sono le due fonti da controllare. La nostra guida alle chiusure dell'aeroporto di Catania per la cenere dell'Etna spiega come viene decisa una chiusura.

Domande frequenti

Con quanto anticipo un hotel dovrebbe prenotare lo chauffeur per l'arrivo di un ospite?

Appena il volo è noto. Alcuni giorni di anticipo bastano per gran parte dell'anno, di più in alta stagione e in occasione dei grandi eventi. Un preavviso più breve è spesso gestibile, soggetto a disponibilità.

Lo chauffeur attende se il volo è in ritardo?

Sì, nei termini della prenotazione. Poiché il volo viene seguito, lo chauffeur lavora sull'orario effettivo di atterraggio e un ritardo prolungato viene comunicato al concierge invece di essere lasciato all'ospite.

L'auto può arrivare a un hotel su Corso Umberto a Taormina?

No. Corso Umberto è pedonale e le strade che vi confluiscono sono chiuse da barriere che si aprono solo ai veicoli registrati. L'auto si ferma ai margini del centro storico o al punto di discesa concordato con l'hotel.

Viaggiare con GIORIZZ

GIORIZZ opera in Sicilia con una flotta propria Mercedes-Benz e chauffeur propri, con l'inglese garantito su ogni servizio e altre lingue su richiesta. Gli hotel della Sicilia orientale possono affidarci arrivi, partenze e giornate di chauffeur a disposizione nel modo descritto qui sopra, e leggere cosa dicono gli ospiti nelle nostre recensioni. Richiedi un preventivo oppure scoprite il nostro programma per gli hotel e lo chauffeur a ore.